Ny bogføringslov – kort fortalt
Folketinget har vedtaget en ny bogføringslov, der skal tage højde for den digitale udvikling.
Loven gælder for alle erhvervsdrivende virksomheder, der er omfattet af årsregnskabsloven.
Desuden omfattes alle bogføringspligtige virksomheder, hvor nettoomsætningen
overstiger 300.000 kr. i to på hinanden følgende år.
Den nye lov indeholder følgende hovedpunkter:
- Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale
- Krav om og til digitale bogføringssystemer
- Kontrol med overholdelse af bogføringsloven
- Væsentligt højere bøder for overtrædelse af bogføringsloven.
Den nye bogføringslov trådte formelt i kraft 1. juli 2022, mens krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale og krav om brug af digitale bogføringssystemer indføres fuldt ud i 2023 og 2024.
For så vidt angår kravet om beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, har Erhvervsstyrelsen dog tilkendegivet på sin hjemmeside, at virksomhederne først skal efterleve kravet om en formel beskrivelse i når en særlig formular med vejledning fra Erhvervsstyrelsen foreligger.
Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale i henhold til den nye bogføringslov:
- Registrere virksomhedens transaktioner digitalt
- Opbevare registreringer digitalt
- Sikre, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af registreringer og bilag, og at denne opbevares på betryggende vis.
Dette betyder, at der udover kravet om digital bogføring tillige, også nu stilles krav til digital opbevaring af bilagsmateriale og transaktioner på et Cloud baseret lager inden for EU / EØS.
Opbevaringsperioden er som tidligere fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Admind OFFICE indeholder som standard følgende moduler:
Krav om og til digitale bogføringssystemer
Fra tidligst 1. januar 2024 skal bogføringspligtige virksomheder (tidligst fra 1. januar 2026 for mindre virksomheder) være overgået til brug af et digitalt bogføringssystem, der skal overholde følgende krav:
- Understøtte opfyldelsen af nærmere angivne krav i bogføringsloven, herunder:
– Løbende registrering af virksomhedens transaktioner
– Registreringer og betryggende opbevaring af bilag i fem år på en server hos en tredjepart
– Mulighed for adgang for myndighederne. - Opfylde nærmere angivne standarder for it-sikkerhed, herunder:
– Understøtte sikkert login, bruger- og adgangsstyring
– Automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag. - Understøtte automatisering af administrative processer, herunder
– Kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan
– Automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer.
Virksomhederne kan alene vælge mellem et digitalt bogføringssystem, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen, eller et digitalt bogføringssystem, der opfylder ovenstående krav f.eks. specialudviklede bogføringssystemer.Det skal bemærkes, at inden kravene træder i kraft tidligst 1. januar 2026 for mindre, bogføringspligtige virksomheder med en nettoomsætning de to seneste år på mere end 300.000 kr., skal erfaringer fra implementeringen af reglerne på selskaber m.v. vurderes.
Kontrol med overholdelse af bogføringsloven
Den nye bogføringslov indeholder 3 typer kontroller, der rettes mod:
- Virksomheder omfattet af årsregnskabsloven, der ikke har indsendt virksomhedens første årsrapport og virksomheder, der har fravalgt revision (gældende fra 1. juli 2022)
- Udbydere af digitale bogføringssystemer (gældende fra tidligst 1. januar 2024/26)
- Virksomheder, der anvender et digitalt bogføringssystem, som ikke er registreret hos Erhvervsstyrelsen (gældende fra tidligst 1. januar 2024/26).
Kontrollerne kan gennemføres med assistance fra virksomhedens revisor, og assistancen kan efter aftale resultere i en erklæring fra revisor.
Samarbejdet med Admind
Kravene til godkendte bogføringssystemer, som bogføringspligtige skal anvende, samt kravet om digital opbevaring af bilag m.v. skærpes væsentligt med de nye regler. Det anbefales, at virksomhederne i samråd med revisor, lægger en plan for hvorledes det sikres, at virksomheden lever op til de nye og skærpede krav til digitalisering af bogføringen. Vi har hos Admind god erfaring med digitalisering af bogføringen, og stiller os gerne til rådighed ved revisors gennemgang af vore kunders løsninger i forhold til den nye bogføringslov.
Løsningerne fra Admind opfylder selvfølgelig alle nuværende og fremtidige krav til digital bogføring.